Mali müşavir ofisleri için dijital arşive geçiş: 5 adımlı plan

Bir mali müşavir ofisinde ay sonu, binlerce belgenin aynı anda el değiştirdiği dönemdir. Mükelleften gelen faturalar, beyanname ekleri, SGK bildirgeleri… Dijital arşive geçiş bu yükü azaltır; ama plansız geçiş yeni bir karmaşa yaratır. İşte sade bir yol haritası.

1. Önce yapıyı belirleyin

Klasör ağacını değil etiketleri düşünün: mükellef, dönem (yıl/ay), belge türü. Bir belgeyi bu üç etiketle bulabiliyorsanız klasör derinliğine ihtiyacınız kalmaz.

2. Mevcut depoyu seçin

Ofisinizde zaten bir ortak klasör (sunucu ya da bulut) varsa onu kullanın. Yeni bir depoya taşımak hem zaman alır hem ekibin alışkanlığını bozar.

3. Yeni gelen evrakla başlayın

Geçmişi bir anda düzenlemeye çalışmayın. Bu aydan itibaren gelen her belgeyi kurala göre etiketleyin; geçmiş yılları sakin dönemlerde, en çok aranan mükelleflerden başlayarak ekleyin.

4. Yetkileri ayırın

Stajyer, uzman ve ortak aynı belgeleri görmek zorunda değil. Rol bazlı yetki ve erişim kaydı hem KVKK hem iç denetim için önemlidir.

5. Saklama sürelerini sisteme bırakın

VUK’a göre 5 yıl, TTK’ya göre 10 yıl… Süreleri belge türüne bağlayın; süresi yaklaşan belgeleri liste hâlinde görün ve imha kararını kayıt altına alın.

ArkivPort’un mali müşavir sihirbazı bu yapıyı hazır getirir: mükellef, dönem ve belge türü etiketleri ile VUK/TTK saklama kuralları kurulumla birlikte gelir.